Im Rahmen dieses Digitalisierungsprojekts sollen alle eingehenden kaufmännischen Dokumente durch den Einsatz moderner Dokumentenscanner in digitaler Form erfasst und in ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden. So wird die physische Aufbewahrung reduziert und zugleich die Langzeitsicherung und Abrufbarkeit digital gewährleistet.
Ausgehende Belege werden über das bestehende ERP-System erstellt. Mit dem DMS sollen auch diese Belege direkt in digitaler Form archiviert werden.
Die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems bietet erhebliche Vorteile. Die digitale Ablage aller relevanten Dokumente ermöglicht eine schnelle und zielgerichtete Recherche, wodurch sich der Aufwand für die Suche nach Dokumenten signifikant verringert. Informationen können standortunabhängig von allen berechtigten Mitarbeitenden abgerufen werden, was die Effizienz interner Prozesse erhöht. Gleichzeitig wird die Grundlage für mobiles Arbeiten geschaffen: Mit einem digital verfügbaren Archiv können Mitarbeitende flexibel im Homeoffice arbeiten oder bei Außenterminen auf relevante Dokumente zugreifen.
Die Reduzierung von Druckvorgängen und der Wegfall von physischen Ablagen führt zudem zu einer nachhaltigen Einsparung von Ressourcen. Der geringere Verbrauch von Papier und Druckmaterialien verringert die Umweltbelastung und hilft, Kosten für Verbrauchsmaterialien langfristig zu senken.
Im Rahmen der DMS-Einführung werden auch bestehende Dokumentenfreigabeprozesse digitalisiert. Dadurch wird die Nachverfolgbarkeit verbessert, und eventuelle Verzögerungen lassen sich direkt identifizieren und beheben. Der gesamte Dokumentenfreigabeprozess wird durch die Digitalisierung beschleunigt und transparenter gestaltet.
Zusammenfassend trägt dieses Digitalisierungsprojekt dazu bei, die Effizienz und Flexibilität im Unternehmen zu steigern, Ressourcen zu schonen und den Mitarbeitern die Basis für eine moderne, flexible und digitale Arbeitsweise zu bieten.
Dieses Projekt wurde im Rahmen der „Förderrichtlinie Digitalisierung Zuschuss EFRE 2021 bis 2027“ kofinanziert von der Europäischen Union.
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